Что такое «система электронного документооборота«?

Управление корпоративными документами (СЭД) является частью управления контентом. Создание и распространение всех документов в компании осуществляется с помощью решения СЭД. Он обычно дополняется программным обеспечением, которое поддерживает рабочие процессы, упрощает процессы и контролирует документы.

Управление корпоративными документами, как правило, включает в себя организацию и управление документами. Это лучше всего реализовать, если перенести документы в центральное место, где их легче получить и быстро обработать.

Подключая СЭД, вы эффективнее управляете своим бизнесом, благодаря автоматизации процессов. Электронный документооборот обеспечивает возможность централизованного хранения большого объема цифровых документов. Многие из этих систем также включают в себя функции для эффективного поиска документов, корпоративные чаты. Все извлекаемые документы находятся под контролем системы безопасности, что даёт полный контроль над ситуацией.

Система электронного документооборота обеспечивает правовую безопасность

Важной функцией для корпоративного управления документами является хранение информации об управлении цифровыми правами в метаданных, прикрепленных к соответствующему цифровому файлу. Эти метаданные содержат информацию об авторских правах и товарных знаках защиты.

Это особенно полезно, если активы предоставляются внешними управляющими или юридическими компаниями. А именно, они могут обеспечить созданные работы с рядом ограничений на использование. Программное обеспечение СЭД улучшает извлечение документов в случае их проверок контрольными или судебными органами.

Расширенное управление документами (РУД)

Управление документами включает в себя главным образом сортировка и упорядочение отдельных документов для дальнейшего использования, например для создания деловых документов. Управление цифровыми активами является важной частью целостной концепции управления документами, поскольку она эффективно организует документы и средства массовой информации.

Система РУД может хранить больше, чем просто документы. Она структурируют различные форматы файлов, такие как изображения, видео и презентации. Кроме того, она имеют современные функции защиты авторских прав и водяных знаков, которые работают в соответствии с системами управления документами.